- +7 (495) 120-87-87
- info@ls-gp.com
- ПН - ПТ: 9:00 - 18:00
Кейс внедрения 1С
Автоматизировали учет аренды строительного оборудования в 1С:Управление торговлей 11.5
Аналитика за 10 секунд, пакетное закрытие за 20 минут
Клиент
ООО «Союз поставщиков», Московская область, г. Дмитров.
ИТ-система
1С:Управление торговлей, редакция 11.5 (1С:УТ 11.5) + 1С:Бухгалтерия 8.
Команда проекта
Технический архитектор, разработчик, консультант-аналитик.
Срок проекта
3 мес.
ООО «Союз поставщиков»
В проекте для ООО «Союз поставщиков» мы разработали новую подсистему учета аренды в 1С:УТ 11.5 и доработали обмен с 1С:Бухгалтерией 8. Решение поддерживает учет аренды в разрезе услуг и изменений условий аренды: продление, досрочный и частичный возврат. Команда LS автоматизировала: расчет стоимости аренды, формирование счетов и актов за период, учет оборудования на складе. В результате отчет по аренде руководитель получает за 10 секунд, а подготовка ежемесячных счетов и актов занимает до 20 минут вместо нескольких рабочих дней.
О клиенте
ООО «Союз поставщиков» продает и предоставляет в краткосрочную и долгосрочную аренду строительное оборудование подрядным организациям Москвы и МО, которые ведут стройку на нескольких площадках. Компания на рынке с 2015 года, в портфеле проектов за последние три года более четырехсот контрактов. Из них 2/3 — аренда строительного оборудования на общую сумму около 60 млн рублей и 1/3 — продажа оборудования и сопутствующих товаров на сумму около 10 млн рублей.
Исходная ситуация
В конфигурации 1С:УТ 11.5 клиента уже была реализована подсистема управления арендой, разработанная сторонним подрядчиком.
Подсистема закрывала базовый сценарий учета: передал в аренду оборудование → вернул оборудование (Рис. 1.) через реализацию и возврат после окончания аренды. Операции проводили в 1С:УТ 11.5, но в Бухгалтерии их не отражали, т.к. фактической продажи не было.
Текущая подсистема управления арендой не поддерживала автоматизированный учет всего бизнес-процесса аренды. По документам сложно было контролировать: взаиморасчеты, общее количество и актуальные остатки оборудования на складе, сроки аренды, продление, досрочное или частичное прекращение аренды.
В результате, большую часть аналитических данных менеджеры собирали вручную и тратили до 10 часов в месяц на расчеты и сверку. А руководитель получал данные для управления портфелем клиентов не оперативно.
Рис. 1. Документы учета аренды текущей подсистемы клиента
Задачи и требования клиента
Клиенту требовалось решение, которое дает полную управленческую картину по взаиморасчетам и статусам аренды. Он обратился к нам с задачей доработать текущую подсистему управления арендой в 1С:УТ 11.5 так, чтобы:
- Видеть состояние расчетов по Договорам, Заказам, Объектам, видам задолженностей: залог, аренда, доставка, продажа из аренды.
- Видеть стоимость аренды по каждому Клиенту/Договору, за период.
- Видеть стоимость аренды, доставки, сумму залога в разрезе договоров по менеджеру для расчета заработной платы.
- Видеть движение оборудования: передача в аренду, продление аренды, частичный и полный возврат из аренды, продажа испорченного оборудования.
- Синхронизировать 1С:УТ 11.5 и 1С:Бухгалтерия 8 в части реализаций: продажа оборудования, акты оказания услуг, в части банковских и кассовых документов.
- Автоматизировать выставление актов оказания услуг (УПД) в 1С:УТ 11.5.
- Запретить пользователям печать отгрузочных документов по неоплаченным Заказам.
Особенности проекта
Команда LS изучила и проанализировала существующую подсистему аренды и выяснила, что учет был построен на типовых документах. Данные хранились только в документах без использования регистров для агрегации информации.
Минусы текущей ИТ-архитектуры:
- трудоемкое, сложное и рискованное обновление 1С:УТ 11.5 — при каждом обновлении доработанный функционал приходилось чинить, чтобы сохранить работоспособность блока аренды;
- отсутствие информации о статусах переданного оборудования, их количестве, ежемесячной сумме аренды по каждому клиенту;
- нет возможности формировать закрывающие документы: УПД, акты выполненных работ.
Вместе с клиентом мы приняли решение разработать новую подсистему аренды и по максимуму сохранить из старого решения то, что было удобно пользователям, например, форму расчета стоимости аренды.
Решение: новая подсистема учета аренды в 1С:УТ 11.5
Клиент работал в связке 1С:УТ 11.5 и 1С:Бухгалтерия 8. Такая ИТ-система устраивала клиента, была понятна и привычна пользователям. Поэтому мы отказались от специализированных решений для автоматизации бизнес-процессов аренды и разработали новую подсистему управления арендой в 1С:УТ 11.5.
Бизнес-сценарии новой подсистемы управления арендой
1. Оформление аренды по объектам строительства
Аренду оформляют через Заказ клиента в разрезе объекта и срока. В рамках одного договора аренды можно вести несколько заказов по разным объектам.
2. Контроль оплаты перед передачей оборудования
Передачу оборудования в аренду оформляют только после поступления оплат по заказу: предоплаты аренды/доставки и обеспечительного платежа (залога). Для пользователей действует запрет печати отгрузочных документов по неоплаченным заказам.
3. Передача оборудования в аренду
Передачу фиксируют отдельным документом «Передача оборудования в аренду». Для отражения движения оборудования в учете используют логику перемещения: оборудование переводится на виртуальный склад «Аренда».
4. Возврат оборудования из аренды
Возврат фиксируют документом «Возврат оборудования из аренды». Документ отражает возврат оборудования и обновляет данные по составу аренды у клиента.
5. Изменение условий аренды
Продление срока, досрочное завершение и частичный возврат оборудования фиксируются документом «Изменение условий аренды» и учитываются при расчете начислений.
6. Выкуп оборудования из аренды (продажа из аренды)
Если клиент выкупает оборудование, подсистема поддерживает сценарий продажи из аренды с корректным учетом залога (возврат или зачет).
7. Счета и акты оказания услуг
Автоматизированное формирование документов в 1С:УТ 11.5 с учетом изменений условий, включая случаи продления «задним числом».
Разработка и внедрение подсистемы аренды
Новую подсистему управления арендой разработали с соблюдением архитектурных принципов платформы 1С: все операции фиксируются новыми и доработанными типовыми документами, а данные хранятся в регистрах. Оборудование учитывается как номенклатура с серийными номерами на виртуальном складе «Аренда», а расчеты — через услуги: аренда, залог, доставка.
Разработали новые документы:
1. «Передача оборудования в аренду» — фиксирует факт передачи техники клиенту и запускает начисления. Ввели контроль: передачу оборудования нельзя оформлять по неоплаченному заказу (Рис. 2.);
Рис. 2. Передача оборудования в аренду в подсистеме «Управление арендой»
2. «Возврат оборудования из аренды» — фиксирует факт возврата оборудования на склад. Останавливает начисления, если оборудование возвращается ранее окончания срока аренды, и при необходимости инициирует типовые документы, например, «Реализация» при выкупе (Рис. 3.);
Рис.3. Возврат оборудования из аренды в подсистеме «Управление арендой»
3. «Изменение условий аренды» — поддерживает продление, досрочный или частичный возврат и автоматически пересчитывает периоды начислений (Рис. 4.).
Рис.4. Изменение условий аренды в подсистеме «Управление арендой»
Доработали типовые документы:
- «Заказ клиента» — добавили вкладку «Оборудование» для привязки техники к объектам (Рис. 5.. и 5.2.);
Рис. 5.1. Заказ клиента в подсистеме «Управление арендой»
Рис. 5.2. Заказ клиента в подсистеме «Управление арендой»
- «Акт оказания услуг» — в табличную часть добавили поля «Период аренды» и «Интервал начисления», чтобы отражать фактические сроки использования (Рис. 6.).
Рис. 6. Акт оказания услуга в подсистеме «Управление арендой»
Типовой документ «Реализация товаров и услуг» используем для сценария «выкуп оборудования из аренды», который реализован через документ «Изменение условий аренды». Новая подсистема аренды автоматически создает документ на основании заказа клиента и подтягивает оборудование из заказа.
Доработали обмен 1С:УТ 11.5 и 1С:Бухгалтерии 8
Чтобы корректно закрывались счета, доработали обмен с учетом различия модели договоров в 1С:УТ 11.5 и 1С:Бухгалтерии 8:
- в бухгалтерии учет свернут к одному договору с контрагентом;
- в подсистеме аренды в 1С:УТ 11.5 у одного контрагента может быть несколько договоров аренды, по каждому объекту строительства.
Создали регистры подсистемы аренды:
- Регистр сведений «Текущее состояние оборудования» со статусами: резерв, в аренде, продано, возвращено из аренды.
- Регистр накопления «Оборудование в аренде»: контрагент/договор/партнер/объект расчетов/номенклатура/количество/залоговая стоимость.
- Регистр сведений «Сроки аренды»: даты начала и окончания, стоимость аренды в сутки, последние расчеты по договору.
- Регистр накопления «Расчеты по аренде»: сумма к оплате и сумма в акте, учет по периодам.
Разработали отчеты
Реализовали отчеты по аренде и взаиморасчетам с контрагентами: какое оборудование находится в аренде, сроки аренды, кто и сколько должен по аренде и сопутствующим начислениям (Рис. 7.).
Рис. 7. Отчет по взаиморасчетам в подсистеме «Управление арендой»
Автоматизировали формирование актов выполненных услуг и выставление счетов
Для ежемесячного закрытия аренды сделали обработку-помощник, который формирует документы и печатные формы по выбранному периоду и клиенту (Рис. 8.).
Рис. 8. Помощник закрытия аренды в подсистеме «Управление арендой»
Результаты
Новая подсистема аренды построена по архитектурным принципам 1С. В регистрах хранятся данные, которые характеризуют текущее и историческое состояние аренды: арендаторов и оборудование, условия аренды и взаиморасчеты. Это позволяет мгновенно получать точные отчеты, обеспечивает безопасность при обновлениях и возможность масштабировать решение без риска искажения исторических данных (Рис. 9.).
Новые инструменты управления арендой:
- отчеты: взаиморасчеты, учет и контроль оборудования в аренде и на складе;
- обработка-помощник: ежемесячное начисление аренды и подготовка печатных форм;
- обмен 1С:УТ 11.5 и 1С:Бухгалтерии 8: оплаты по счетам в разрезе договоров зачитываются автоматически, их не надо разносить вручную, при условии, что клиент указывает верно назначение платежа.
Бизнес-результат:
- сбор данных по арендованному оборудованию — 10 секунд вместо 8–10 часов;
- формирование ежемесячных актов и счетов — 20 минут вместо нескольких рабочих дней;
- снижение трудозатрат на ведение учета аренды;
- корректное формирование и отражение операций аренды в учете;
- зачет оплат и закрытие начислений в 1С:Бухгалтерии 8 с учетом всех договоров одного контрагента по всем объектам строительства.
Рис. 9. Заказ клиента в подсистеме «Управление арендой»
В новой подсистеме аренды мы сохранили типовой функционал 1С:УТ 11.5 по максимуму. Это сократило время на обновление и позволило клиенту снизить расходы на сопровождение ИТ-системы.
Проект выполнила компания ООО «ЭЛЭС ГРУП».
