- +7 (495) 120-87-87
- info@ls-gp.com
- ПН - ПТ: 9:00 - 18:00
Статья на тему:
Аудит и план проекта: с чего начать внедрение 1С на производстве, чтобы не слить бюджет
Внедрение 1С на производстве редко начинается с чистого листа. У компании, как правило, уже есть ИТ-системы, базы данных, самописное ПО. А также и локальные правила учета, например, сырье списывают не строго по нормам, а как сложилось исторически, статусы обновляют вручную раз в смену, бюджетирование ведут в Excel и т. д.
Пока бизнес-процессы не описаны, а правила учета не зафиксированы, оценить и спланировать переход на 1С непросто. Поэтому, чтобы внедрение 1С не превратилось для вас в проект с постоянными доработками, сдвигами сроков и неконтролируемым ростом бюджета, на старте нужна опора на факты. Аудит — это фундамент любого проекта внедрения 1С:ERP или других программ 1С и он дает эту опору.
В статье расскажем, для чего нужен аудит и как мы его проводим, какие данные собираем и где видим риски, как подготовиться к аудиту и какие документы вы получаете на выходе.
Особенности учета, которые важно определить до старта внедрения 1С
Мы провели десятки аудитов на крупных и средних предприятиях, и вот что их объединяет: разрозненные ИТ-системы, например, Axapta, Oracle, Excel, ручные операции и локальные правила. На практике эти особенности учета определяют, насколько успешным будет внедрение 1С. И если не зафиксировать алгоритмы и правила бизнес-процессов на старте проекта, то требования к новой системе начинают меняться уже с первых шагов проекта, а объем работ и бюджет растет.
Ниже примеры особенностей учета, с которых обычно начинается разговор об аудите. Если у вас похожая ситуация — это сигнал, что без аудита внедрение 1С:ERP/1C:КА/1С:УНФ будет сложно спланировать.
1. Финансы, склад и производство в разных системах
Регламентированный учет в одной системе, складской — в другой, производственный — в третьей. Дополнительно есть Excel-файлы для сверок, планирования и отчетности.
Риски. Невозможно определить границы контуров, источники «правды» по данным, правила закрытия периода и объем интеграций. В результате ИТ-архитектура и требования проекта уточняются уже в процессе внедрения.
2. Ключевые процессы держатся на конкретных людях
Правила учета производства не формализованы. Отдельные сотрудники знают, «как правильно», например, какие исключения допустимы, кто и в каком случае согласует документы, когда можно отойти от регламента.
Риски. Новая система либо не будет поддерживать реальные процессы, либо потребует доработок уже после запуска.
3. Нет единой картины по себестоимости
Данные для расчета себестоимости собираются из разных источников, часть показателей сотрудники рассчитывают и проверяют вручную.
Риски. Невозможно определить источники данных и требования к аналитике. Нет понятной методики расчета себестоимости. Финансовые потоки распределяются по факту, а не по плану.
4. Планирование и бюджетирование существуют отдельно от учета
Планы и бюджеты ведут вручную в Excel, фактические данные в разрозненных учетных системах.
Риски. Рентабельность направлений считается с допущениями. Руководитель не может опираться на данные аналитики, чтобы принять решение, куда имеет смысл вкладывать деньги, а где надо сокращать расходы.
5. Устаревшее ПО и самописные решения
Часть ИТ-ландшафта построена на иностранном ПО или самописных системах. За годы развития появилось несколько баз, нестабильные обмены и ручные переносы данных. Бизнес и объем данных растет, а ИТ-инфраструктура не рассчитана на новую нагрузку.
Риски. Сложно оценить риски миграции систем, объем интеграций и сценарий перехода, чтобы не нарушить текущую работу производства.
6. Уже был опыт внедрения, который не дал результата
Чаще всего причина опыта неудачного внедрения в том, что новую систему пытаются внедрить по логике старой. Переносят привычные схемы учета и текущие правила работы «как есть» и ожидают тот же результат, только в другом ПО. В итоге постоянные доработки мешают закончить проект.
Риски. Требования уточняются по ходу проекта, а внедрение превращается в бесконечный цикл доработок.
Что такое аудит, его цель и задачи
Аудит — это работа по исследованию и документированию бизнес-процессов, документов, ИТ-ландшафта, как есть. Чтобы спланировать разработку программных решений на базе 1С необходимо также определить и зафиксировать текущие правила учета. Именно для этого нужен аудит, чтобы перевести ваши отраслевые особенности учета в понятные требования и разработать план проекта по внедрению 1С на производстве.
Цель аудита
Зафиксировать, как построен текущий производственный учет: правила, документы, роли, данные. С учетом этих данных определить какие функциональные блоки должен содержать проект внедрения 1С:ERP, составить план внедрения и оценить стоимость разработки программы 1С.
Задачи аудита
- Описать и зафиксировать существующие правила учета.
- Определить границы изменений и объем работ по каждому контуру.
- Выявить узкие места и разработать концепции по их устранению. (Рис. 1.).
- Перевести отраслевые и исторические особенности учета в понятные требования.
- Сформировать план внедрения: этапы, сроки и необходимые ресурсы.
- Подготовить предварительный расчет стоимости внедрения 1C на предприятии.
Рис. 1. Фрагмент отчета по аудиту. Основные проблемы и узкие места
Еще одна неочевидная, но важная для нас задача аудита — подготовить пользователей к переходу на 1С. Платформа 1С развивается на базе большого числа внедрений, поэтому в типовых конфигурациях уже реализовано 60–80% типовых процессов. Но они могут выглядеть не так, как в вашей системе, и это может вызвать сопротивление пользователей: «это сложно», «нужно учиться», «времени нет», «вдруг не получится».
Пример из практики. На встречах руководители часто говорят о трудности внедрения 1С из-за того, что есть сотрудники, которые будут сопротивляться изменениям. Поэтому на этапе аудита мы отдельно разговариваем с ключевыми пользователями, в том числе с теми, кто относится к внедрению настороженно. В личных разговорах люди чаще открыто озвучивают, что именно их смущает. Это помогает выявить потребности и заранее увидеть, где потребуется больше внимания к правилам и порядку перехода, а где важно показать логику новой работы, обучить пользователей и подготовить инструкции по работе в 1С.
На аудите специалисты LS фиксируют процессы и правила работы пользователей «как есть». Дальше, на этом фундаменте мы планируем внедрение 1С по шагам и заранее продумываем моменты, где сотрудникам потребуется адаптация. Наша задача внедрения 1С на производстве не только построить единую ИТ-экосистему, но и помочь пользователям перестроить привычный способ работы.
Что вы получаете после аудита
Аудит не обязывает вас разрабатывать программные решения на базе 1С и внедрять их с командой LS. По итогам аудита вы получаете комплект материалов, который можете использовать дальше в любом сценарии. Например, принимать решения по проекту и управлять внедрением, формировать техническое задание (ТЗ) для торговой площадки или запрашивать коммерческие предложения у подрядчиков.
Отчет по аудиту включает
1. Описание бизнес-процессов «как есть», по контурам учета: производство, склад, финансы и т. д.
2. Карту текущей ИТ-архитектуры: программное обеспечение, интеграции с внутренними и внешними сервисами, технические требования (Рис. 2.).
Рис. 2. Фрагмент отчета по аудиту. Выводы по архитектуре и доработкам. Общие итоги аудита конфигурации
3. Список узких мест и рисков: где возникают расхождения, ручные сверки и зависимость от конкретных людей.
4. Перечень требований по контурам. Что должна обеспечить программа 1С в каждом блоке: учет, склад, производство, финансы, планирование, включая ключевые отчеты и документы.
5. Границы проекта и допущения. Что входит и не входит в проект, какие есть ограничения.
6. Выбор ПО 1С, обоснование выбора.
7. Перечень доработок и настроек. Что закрываем типовым функционалом 1С, а где нужны настройки и доработки под правила компании.
8. Подход к миграции данных: какие источники данных будут использоваться, какие справочники и остатки критичны, кто отвечает за подготовку и проверку данных.
9. План внедрения 1С:ERP системы или комплекса программ 1С: маршрутная карта проекта, этапы, последовательность работ, контрольные точки и порядок приемки (Рис. 3.).
Рис. 3. Фрагмент отчета по аудиту. Дорожная карта реализации
10. Оценку проекта: объем работ, сроки, ресурсы, предварительный бюджет и коммерческое предложение (КП) на внедрение 1С (Рис. 4.).
Рис. 4. Фрагмент Приложения к отчету по аудиту 1С и бизнес-процессов компании. Оценка трудозатрат по этапам проекта по плану В
11. Ожидаемые эффекты от реализации рекомендаций (Рис. 5.).
Рис. 5. Фрагмент отчета по аудиту. Ожидаемые эффекты от реализации рекомендаций
Как проходит аудит с экспертами LS
В этом разделе мы покажем аудит по шагам в формате: делаем → фиксируем → согласовываем.
Так, вы сразу увидите, какие действия выполняет команда LS и что требует вашего согласования.
1. Определяем точки аудита
Делаем — формируем карту обследования: какие контуры берем в аудит, например, производство, склад, финансы и какие процессы внутри каждого контура обследуем.
Фиксируем — перечень точек аудита по каждому контуру и границы обследования: что входит/не входит в аудит.
Согласовываем — границы аудита: перечень процессов и контуров.
2. Определяем роли и зоны ответственности участников аудита со стороны компании
Делаем — определяем состав участников аудита, уточняем владельцев процессов, кто принимает решения, согласовывает и принимает работы. Собираем их функциональные обязанности, трудности, привычки и пожелания к новой ИТ-системе.
Фиксируем — составляем матрицу ролей и точки ответственности со стороны клиента. Например: куратор или рабочая группа — кто принимает ключевые решения по приоритетам и ресурсам; владельцы процессов и ключевые пользователи по контурам — производство, склад, финансы/экономика, планирование/бюджетирование; ИТ-ответственный — представляет текущий ИТ-ландшафт и интеграции, обеспечивает доступы, согласует требования к инфраструктуре и размещению баз 1С (сервер/облако).
Согласовываем — состав участников со стороны компании и LS. Порядок взаимодействия, формат и график встреч. Список контрольных точек, по которым клиент принимает работы.
3. Собираем фактуру по бизнес-процессам и учету
Делаем — проводим интервью с ключевыми сотрудниками, собираем регламенты, формы документов, отчеты, файлы и примеры реальных операций.
Фиксируем — как сейчас работает производство: алгоритм сбора информации, источники данных, как они связаны, где данные формируются вручную и почему именно так настроены текущие бизнес-процессы.
Согласовываем — информацию по интервью, материалам. Фиксируем вопросы, которые остались открыты и какие данные нужно дополнительно предоставить.
4. Формализуем бизнес-процессы «как есть» (AS-IS) и проектируем «как должно быть» (TO-BE)
Делаем — описываем текущие правила работы: кто инициирует и выполняет действие, кто согласует и утверждает, какие документы и данные используются, в каких точках принимаются решения и какие предусмотрены исключения из правил. Параллельно анализируем узкие места и зависимости между процессами. На основе собранной информации строим две схемы:
- AS-IS — карта текущего процесса, как бизнес-процессы работают сейчас;
- TO-BE — карта условно-нового процесса, как бизнес-процессы должны работать с учетом исправлений всех трудностей текущего процесса (Рис. 6.).
Фиксируем — описываем бизнес-процессы «как есть» AS-IS и отмечаем:
- точки ручного ввода и дублирования данных;
- места, где возникают расхождения и из-за чего появляются ручные сверки;
- участки зависимости от конкретных сотрудников, в том числе риски сопротивления и точки, где сотрудникам потребуется адаптация к новым алгоритмам работы;
- процессы, которые нельзя менять, так как они работают стабильно и дают нужный результат.
Согласовываем — единый вариант описания текущих процессов AS-IS и целевой модели TO-BE, а также перечень изменений: что переносим в 1С, что оставляем без изменений, какие правила фиксируем как обязательные. Это формирует у всех участников аудита общее понимание результата внедрения 1С.
Рис. 6. Фрагмент отчета по аудиту. Рекомендации (общие и краткосрочные шаги). Ключевые принципы архитектуры TO-BE
5. Разбираем текущий ИТ-ландшафт
Делаем — описываем, какие системы участвуют в учете, как они связаны между собой, какими данными обмениваются и где эти данные используются.
Фиксируем — участки учета, от которых зависит непрерывность работы: документы, статусы, обмены. Для них намечаем сценарий перехода на 1С: что переключаем, в какой момент и как проверяем результат.
Согласовываем — наложение новой архитектуры на текущие процессы.
6. Проверяем инфраструктуру и ресурсы
Делаем — анализируем и оцениваем, какую нагрузку должна выдерживать будущая ИТ-система на 1С с учетом планов роста на 5 лет: количество пользователей, объем операций, данных и отчетности, интенсивность обменов. Сверяем это с текущей инфраструктурой и определяем, какие мощности и архитектурные решения нужно заложить, чтобы ИТ-система масштабировалась вместе с бизнесом.
Фиксируем — требования к «железу», ограничения, которые могут повлиять на сроки и стоимость внедрения и что нужно предусмотреть для стабильной работы 1С.
Согласовываем — вариант размещения баз 1С (облако/сервер) и требования к серверному программному обеспечению (ПО).
Сроки и стоимость аудита
Сроки и стоимость аудита зависят от масштаба предприятия, количества контуров и формализованных процессов. Оценку стоимости эксперты LS делают на основе отраслевой специфики производства. Такой подход позволяет рассчитать и зафиксировать точный объем работ, чтобы вы не переплачивали за «примерное количество часов».
Сроки аудита
от 2 недель до 1 месяца
от 2 недель до 1 месяца
Ориентиры по бюджету
до 50 рабочих мест — от 150 000 ₽
от 50 до 200 рабочих мест — до 600 000 ₽
более 200 рабочих мест — рассчитываем индивидуально
Ответы на частые вопросы
Сроки и стоимость аудита зависят от масштаба предприятия, количества контуров и формализованных процессов. Оценку стоимости эксперты LS делают на основе отраслевой специфики производства. Такой подход позволяет рассчитать и зафиксировать точный объем работ, чтобы вы не переплачивали за «примерное количество часов».
Выбор программы — только начало. По нашему опыту часто бывает, что функциональность выбранной конфигурации не полностью закрывает потребности вашей компании или, наоборот, может быть излишней. На аудите мы изучаем и фиксируем бизнес-процессы и правила учета, как они реально работают. Это позволяет точно подобрать программу 1С, оценить объем работ по контурам, сроки, необходимые ресурсы и снизить риск доработок по ходу внедрения.
Если нужно решить локальную задачу быстро, без перестройки учета целиком, и вы не готовы тратить время на полноценное обследование, то допустимо начинать разработку программных решений на базе 1С без полного аудита. В таких случаях мы опираемся на наш опыт внедрений 1С и даем рекомендации сразу, без обследования. Риски такого подхода:
- ограничения или важные моменты учета, которые могут выясниться уже после начала проекта. Тогда поставленную задачу придется корректировать по мере внедрения;
- сложность масштабирования ИТ-системы — точечные решения ограничивают возможность увидеть всю картину производства и сразу спроектировать единую систему учета;
- реальный объем работ, будет понятен не на старте, а во время проекта, либо будет собираться отдельно по каждой задаче.
Иногда внедрение 1С:ERP системы или комплекса программ 1С без аудита может быть оптимальным решением. Но важно помнить, что аудит — это как генеральная уборка, он покажет все и поможет вам пройти проект без финансовых потерь.
Первая встреча нужна, чтобы правильно поставить задачу, аудит — чтобы спланировать внедрение на фактах и зафиксировать результат на бумаге.
Что делаем на первой встрече:
- уточняем задачу: что вы хотите изменить в учете и производстве, какие участки важнее всего;
- фиксируем ограничения: что нельзя останавливать, какие сроки критичны, какие отчеты и цифры нужны руководству;
- обозначаем контуры внедрения: учет, склад, производство, финансы, планирование;
- договариваемся о формате аудита: каких ключевых сотрудников подключаем к обследованию, какие материалы нужны, как будем собирать фактуру.
Что делаем в рамках аудита:
- собираем фактуру по процессам и правилам учета;
- фиксируем процессы «как есть» и локальные правила, которые влияют на учет и выпуск;
- разбираем ИТ-ландшафт в части учета и производства: где формируются данные, где возникают расхождения, что приходится сводить вручную. Строим новые процессы, продумываем их, делаем концепции;
- оформляем результат в документы и план проекта.
Аудит не требует останавливать производство:
- мы заранее запрашиваем необходимые материалы: регламенты, формы, отчеты, примеры операций;
- неформализованную информацию по бизнес-процессам собираем через интервью с ключевыми сотрудниками;
- встречи планируем по расписанию, и все участники аудита могут спланировать свою работу;
- согласование проводим по контрольным точкам, минимальное количество итераций и правок: вы смотрите и подтверждаете то, что зафиксировано.
Аудит не «чинит» учет, он показывает, реальную картину бизнес-процессов и как можно оптимизировать учет. Подсвечивает все узкие места в учете, например, почему цифры расходятся и где данные заносят и корректируют вручную. С учетом этой информации мы формируем единую схему учета производства и план внедрения: что переносим в 1С, какие правила фиксируем, какие доработки нужны, чтобы данные собирались в едином контуре.
Базовый минимум документов:
- регламенты и инструкции (если есть);
- формы ключевых документов и примеры заполнения;
- перечень отчетов, на которые опирается управление;
- список ИТ-систем и интеграций;
- перечень ролей пользователей (кто и что делает в процессах).
Если каких-то материалов нет — не страшно. Мы соберем фактуру самостоятельно через интервью с ключевыми пользователями и анализ примеров реальных операций.
Назначьте ответственного, кто обеспечит одну точку входа. Задачи: собирать материалы, организовать интервью, фиксировать вопросы в ходе аудита. Согласуйте список участников и заранее выделите слоты под интервью. Если есть возможность, соберите доступные материалы и примеры документов/отчетов. Это сокращает время на уточнения и ускоряет согласование результатов.
Да. По запросу мы готовим презентацию для руководства. Кратко показываем текущую ситуацию, что предлагаем сделать, этапы и сроки внедрения, оценку по объему работ и бюджету, а также ожидаемый результат внедрения 1С для бизнеса.
Заключение
Аудит — это фундамент внедрения 1С на производстве. Он позволяет:
- понять и формализовать текущие бизнес-процессы;
- спроектировать новую ИТ-систему, опираясь на правила учета;
- оценить объем работ по контурам, сроки, ресурсы и бюджет.
Запишитесь на бесплатную консультацию
На встрече уточним задачи и предложим формат аудита под ваши потребности
Полезное про внедрение 1С на производстве
Мы запланировали цикл материалов «Внедрение 1С на производстве». Сегодня рассказали об аудите. В следующих статьях разберем остальные этапы и покажем, как внедрение проходит на практике — от выбора решения до сопровождения и развития.
